3 in 1 Position! 3 in 1 Journal!

Oke, postingan kali ini adalah postingan semi-impromptu alias dipersiapkan setengah matang di dalam otak saya.

Ya sudah, langsung saja.


Journal of A Fail Secretary

Kali ini, saya bercerita tentang pengalaman pertama saya selama menjadi sekretaris acara talk show yang diadakan PEC (Pharmacy English Club) hari ini.

Sejujurnya, sekretaris adalah posisi paling tak terbayangkan selama saya mengenal sesuatu yang bernama panitia. Sebelumnya, saya selalu memilih posisi aman alias anggota bidang. Yup, posisi yang tidak banyak dicari kesalahannya dan tidak banyak mengemban tugas.

Bayangkan, tiba-tiba saya menjadi sekretaris untuk acara ini hanya karena chatting dengan salah satu tutor PEC. Awalnya beliau menantang saya untuk menjabat posisi ketua. Namun, saya menolak karena merasa itu terlalu berat. Sebagai gantinya, saya memilih posisi bendahara karena saya pernah menjadi bendahara khusus denda sewaktu SMP. Sayangnya, posisi itu tidak tersedia. Yang tersedia hanya posisi sekretaris dan koordinator bidang.

Oke, akhirnya saya memilih sekretaris. Dengan alasan, sepertinya posisi ini tidak begitu berat dan akan banyak bantuan dari pihak lainnya. Lagipula saya harus melalui proses persetujuan dari pengurus PEC dulu.

Dan..eng…ing…eng! Saya diberitahu bahwa saya sudah resmi menjadi sekretaris panitia talk show ini. Ketua PEC juga memanggil saya dan memberi saya soft copy surat-surat dan proposal yang diperlukan untuk acara ini. Euforia sesaat saya seketika berganti menjadi kecemasan. Sebanyak ini???

Ternyata surat-surat itu sudah siap pakai dan hanya perlu sedikit pengubahan, misalnya masalah dana atau rincian acara. Ya sudah, saya hanya perlu memberikan tanda tangan saya di surat-surat dan di lembaran pengesahan.

Uoh, tanda tangan saya akhirnya nongol di proposal dan surat resmi! Hahahaha

Jangan dikira enak menjadi sekretaris! Menurut saya, menjadi sekretaris jauh lebih sulit daripada menjadi ketua. Ibaratnya di sistem pemerintahan, kepanitiaan adalah sistem monarki, dimana ketua sebagai raja, dan sekretaris sebagai perdana menteri. Ketua adalah icon-nya kepanitiaan, dan sekretaris adalah si sibuk yang tak begitu dikenal, berbeda dengan perdana menteri yang popularitasnya sebanding dengan kesibukannya.

Contohnya saja, berkali-kali kami (saya harus menggunakan kata ganti orang pertama jamak ini karena saya mengerjakan tugas tidak sendiri, saya dibantu oleh Kak Via, ketua PEC) harus menge-print ulang surat yang diperlukan karena pihak berwenang yang harus menandatangani surat berhalangan alias tidak ada di tempat. Atau men-scan tanda tangan gubernur BEM karena gubernur BEM mempunyai banyak urusan.

Namun, saya senang karena acara ini berlangsung dengan lancar (walaupun masih banyak kekurangannya). Sekarang saya bingung bagaimana cara membuat laporan pertanggungjawaban yang baik.

Kak Via..maaf merepotkanmu sekali lagi…hehehehe

Buat semua panitia Talk Show and Launching English Day, maaf untuk semua kekurangan yang saya lakukan. Saya akan berusaha lebih keras lagi di waktu mendatang.

Ganbarimasu! I’ll do my best!

Journal of A Receptionist Wannabe

Ohohoho..ini tentang pengalaman pertama saya menjadi resepsionis. (Dasar kurang pengalaman)

Saya kira menjadi resepsionis itu mudah karena tugasnya hanya duduk, mengamati peserta yang mengisi daftar hadir, dan mengumpulkan uang insert.

Ternyata perkiraan saya tidak sepenuhnya benar. Karena otak matematika saya tidak begitu kuat, saya kadang-kadang bingung bila peserta memberikan uang dalam jumlah yang cukup besar. Bahkan salah satu peserta mengatakan,”Kak, uangnya kurang.”

Ugh, benar-benar memalukan!

Rasanya saya ingin menempelkan stiker di depan wajah saya,”Bayarlah dengan uang pas.” Ya, saya senang bila peserta membayar dengan uang pas, jadi saya tidak perlu menghitung uang yang akan diserahkan sebagai kembalian.

Dan ada kejutan! Ada puluhan peserta dari jurusan lain. Awalnya saya ragu, apakah mereka diperbolehkan untuk ikut serta, mengingat acara ini ditargetkan untuk mahasiswa farmasi. Karena panitia yang lainnya membolehkan, ya mau bagaimana lagi?

Oke, sepertinya saya memang tidak luput dari kesalahan selama menjadi panitia. Bukan saja sebagai sekretaris, sebagai resepsionis juga. Pertama, saya terlambat datang karena ada masalah dalam menge-print form registrasi. Kedua, tidak ada yang berjaga di meja registrasi sampai acara selesai. Kenapa? Karena dua orang resepsionis harus mengikuti kuliah, sementara saya tergoda untuk mengikuti acara di dalam ruangan dan saya juga ditunjuk menjadi operator laptop.

Kesalahan adalah pengalaman dan guru yang paling berharga. Dan dari kesalahan ini saya belajar dan mengevaluasi diri. Untuk kritik dan saran dari seluruh panitia selama sesi evaluasi, terima kasih!

A Journal of A Notebook Operator

Menjadi operator bukanlah pengalaman pertama bagi saya karena saya sudah pernah menjadi operator presentasi materi MOS sewaktu saya masih SMA.

Namun, tetap saja saya gugup karena sudah lama saya tidak menjadi operator presentasi. Ditambah lagi dengan posisi meja operator yang sangat dekat dengan AC membuat tangan saya berkeringat dingin (Alah, banyak alasan!).

Materi pertama dan kedua tidak memerlukan operator karena pemateri tidak mengandalkan slide presentasi. Daripada kurang kerjaan, lebih baik saya mencatat materi yang disampaikan, ya kan? Maka saya mengambil buku dan pensil, kemudian kembali ke meja operator dan mulai mencatat materi penting. Bagi yang mau membaca hasil coretan saya, Insya Allah akan saya publish di sini.

Masih enak-enaknya mencatat, si moderator memanggil saya dan menyerahkan flash disk untuk materi ketiga. Dan disinilah tugas operator dimulai.

Pemateri ketiga ada dua orang, mereka menyampaikan informasi beasiswa dan pengalaman mereka selama di luar negeri. Awalnya, saya kurang bisa menangkap kode yang disampaikan tetapi selanjutnya saya sudah terbiasa.

Saya juga mengetik pertanyaan dan jawaban yang diberikan selama sesi diskusi di laptop yang digunakan untuk menampilkan presentasi. Sayang, saya tidak bisa menuliskannya di blog ini karena saya sudah lupa.

Tugas operator akhirnya berhasil saya lalui dengan baik. Sekali lagi terima kasih kepada ketua PEC yang memberikan kepercayaannya kepada saya.

Postingan 3 in 1, tidak menggunakan bahasa Inggris pula…ckckck

P.S. : Kalau sempat, akan saya usahakan untuk menulis English Version dari tulisan ini.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s